Reglamento
A continuación se muestra el Reglamento 002-07-EXPOTUR de 2008 organizado según sus capitulos:
CAPITULO V
FACILIDADES A LOS PARTICIPANTES
ARTICULO 34
Comunicación
EXPOTUR, de ser posible, dispondrá durante el evento de teléfonos públicos para llamadas locales y teléfonos para llamadas internacionales.
EXPOTUR facilitará para la comunicación los medios electrónicos del caso para los participantes.
ARTICULO 35
Servicios de Aduana
Con el fin de facilitar los trámites aduaneros los vendedores extranjeros deberán comunicar por escrito un mes antes del inicio de Expotur la fecha y hora de llegada, el nombre de la persona responsable, descripción, cantidad, peso, número de bultos de los materiales y equipo que ingresará al país, según el formulario que EXPOTUR facilitará para dicho fin. Para la prensa, EXPOTUR proveerá el instructivo de información que indique los permisos correspondientes con el Ministerio de Hacienda y la Dirección General de Aduanas para importación temporal del equipo fotográfico y de filmación
Los Organizadores facilitarán una lista de agencias aduanales para el proceso de importación del material.
ARTICULO 36
EXPOTUR, proveerá una lista de los artículos que cuentan con exoneración aduanal .
TRANSPORTE
ARTICULO 37
Transporte aéreo
Para el transporte aéreo, los organizadores, acogiéndose al Decreto Ejecutivo No. 17563-MECdel 20 de mayo de 1987, harán los trámites correspondientes con Aviación Civil para que insten a las aerolíneas dar toda su colaboración para la transportación de sus participantes.
ARTICULO 38
Cada aerolínea se reservará el derecho de aplicar el descuento que crea conveniente a los participantes registrados en EXPOTUR. Los mismos deben presentar una copia de la hoja de registro debidamente avalada por el ente organizador.
ARTICULO 39
Transporte local
Con base a la programación establecida, y de acuerdo a sus posibilidades EXPOTUR proveerá a los participantes extranjeros, sean compradores, vendedores, expositores o comunicadores del transporte local dentro del ámbito de los hoteles al recinto ferial y a los eventos sociales, así como los transportes de llegada aeropuerto-hotel para compradores y vendedores internacionales. Este último, sujeto a una programación fija que se indicará en el programa oficial de EXPOTUR.
ARTICULO 40
EXPOTUR no se hará responsable del transporte contratado por el propio participante.
ARTICULO 41
Del Alojamiento
Hoteles
Los hoteles que apliquen tarifas especiales para los participantes serán considerados como miembros del Comité de Alojamiento. Este Comité estará encabezado por un representante de ACOPROT/EXPOTUR.
Los hoteles aplicarán tarifas especiales para los participantes, las que se indicarán anualmente en el folleto d e inscripción.
(a) Cada participante deberá pagar directamente al hotel los gastos de alojamiento. Sin embargo, el comité organizador se reserva el derecho de aplicar cualquier modificación a éste procedimiento de acuerdo a sus necesidades.
(b) EXPOTUR procurará que las tarifas de alojamiento sean iguales entre todos los hoteles, correspondientes a un cargo por servicio, procurará que las mismas sean aplicables desde un día antes de los Pre Tours hasta el día posterior en que finalizan los Post Tours (Post Site Inspection Tours)
El establecimiento de las tarifas de hospedaje para participantes, queda a cargo del Comité de Alojamiento.
sin embargo queda a criterio de Expotur la aceptación o no de dichas tarifas, así como la inclusión o no de uno o más hoteles dentro del folleto promocional para compradores de acuerdo a sus necesidades.
(c) Antes o después de las fechas mencionadas, los hoteles podrán aplicar el descuento, según su criterio.
ARTICULO 42
De los Pre y Post Tours
EXPOTUR, será el encargado de la organización, planeación y coordinación de los Pre y Post Tours , igualmente, establecerá el procedimiento de cobro de los tours respectivos, que serán permitidos solamente a las empresas inscritas como participantes durante el evento. Queda a criterio de Expotur la modificación necesaria en cuanto a nombre, objetivo, contenido, programación, etc.. de los Pre y Post Tours; siempre en busca de un mayor beneficio de los participantes.
(a) Los pre y post tours se ofrecerán a los participantes con un costo que será fijado previamente por el comité de tours, junto con los operadores turísticos de los mismos, procurando un común acuerdo en el porcentaje final de descuento a ofrecer a los participantes de los tours .
(b) Será terminantemente prohibido para las empresas vendedoras efectuar "tours", viajes de familiarización, visita de inspección, etc. durante los días asignados a negociación y eventos oficiales programados.. La empresa o empresas que contravengan la cláusula anterior, podrán ser expulsadas por los Organizadores de Expotur durante el desarrollo del evento privándoles de participar en los días restantes o según se determine la posibilidad de participar en ediciones futuras de Expotur. Dicha sanción no obliga a Expotur a realizar reembolso alguno de la cuota de participación .
Las resoluciones de los Organizadores podrán ser apeladas ante la Junta Directiva de ACOPROT, quien deberá resolver a la brevedad posible.
ARTICULO 43:
De Actividades Sociales
Las actividades sociales serán las que se incluyan en la programación oficial de EXPOTUR.
ARTICULO 44
Simultáneamente con un evento oficial programado no se permitirá la realización de otro evento que tienda o, abiertamente entorpezca el cumplimiento de los horarios establecidos para las negociaciones o las actividades programadas.
ARTICULO 45
Serán permitidas todas aquellas actividades sociales patrocinadas por las empresas participantes y autorizadas por EXPOTUR, que hayan sido indicadas en la programación oficial de actividades.
ARTICULO 46
Será permitido el realizar actividades de promoción mediante eventos sociales privados una vez finalizadas las sesiones de negociación y siempre que no interfieran con las actividades programadas oficialmente. Estas deberán gozar de la previa autorización de los Organizadores de EXPOTUR. La empresa o empresas que contravengan la cláusula anterior, podrán ser expulsadas por los Organizadores de EXPOTUR durante el desarrollo del evento privándoles de participar en los días restantes o según se determine la posibilidad de participar en ediciones futuras de EXPOTUR. Dicha sanción no obliga a EXPOTUR a realizar reembolso alguno de la cuota de participación.
ARTICULO 47: De Migración
EXPOTUR colaborará con los trámites de visa para aquellos participantes procedentes de países del que se requiera este tipo de documento, a través de la consecución de los datos e información que la Dirección General de Migración establezca, siempre y cuando cada participante haga un pago como depósito garante.
ARTICULO 48
EXPOTUR no se hará responsable de los participantes que, por alguna razón sean detenidos por las Autoridades, obedeciendo al cumplimiento de requisitos migratorios u otras actividades acorde con lo establecido por la ley costarricense.
Asimismo, no se hará responsable por las conductas ilícitas de los participantes, y que requieran la intervención policíaca.
ARTICULO 49
Seminarios Educacionales
Anualmente se ofrecerán seminarios educacionales, tanto para compradores como para vendedores, con la finalidad de ampliar sus conocimientos sobre la potencialidad del área turística, o cualquier otro tema que EXPOTUR Considere conveniente abarcar.
(a) La asistencia a estas actividades, les dará derecho a la obtención de un certificado de participación según seminario.
(b) La no programación de los seminarios educacionales no desmeritará el evento, ni variará el costo.
