Reglamento
A continuación se muestra el Reglamento 002-07-EXPOTUR de 2008 organizado según sus capitulos:
CAPITULO II
DE LOS PARTICIPANTES
Serán clasificados como participantes, empresas turísticas/representantes las siguientes categorías:
A) Compradores
B) Vendedores
C) Expositores
D) Invitados Especiales
E) Asociados
F) Comunicadores
ARTICULO 4
De los Compradores
Definición
Los compradores serán toda persona física o jurídica con operación y domicilio en el exterior y las empresas nacionales y extranjeras que como tal se acrediten y así sean aceptadas. Los delegados deberán ser funcionarios ejecutivos debidamente acreditados.
ARTICULO 5
Requisitos de Participación
Las empresas compradoras que deseen participar en EXPOTUR, deberán cumplir con las condiciones indicadas en los
siguientes incisos:
(a) Pagar la cuota de inscripción que anualmente se establece y llenar el formulario de inscripción.
(b) Registrar al menos un delegado debidamente autorizado.
(c) Cumplir con las citas de negociación que le sean asignadas, conforme al formulario de solicitud de estas previamente recibido.
(d) En el caso de compañías internacionales, presentar una copia del último folleto promocional de los productos turísticos que ofrece.
(e) Cumplir con los criterios que la Junta Directiva de ACOPROT señale para el evento.
(f) Las empresas compradoras como participantes del evento deberán acatar en su caso y de la mejor manera las disposiciones dictadas por la organización.
ARTICULO 6:
De los Vendedores:
Definición
Los vendedores serán todas las empresas turísticas y sus delegados debidamente registrados participantes conforme a la categorización que anualmente establezca la Junta Directiva de la Asociación. Los delegados deberán ser Funcionarios Ejecutivos debidamente acreditados.
ARTICULO 7
Requisitos de participación
(a) Representar empresas legalmente constituidas al amparo de la legislación de cada país.
(b) Llenar el formulario de registro y la declaración jurada correspondiente.
(c) Pagar la cuota de inscripción que anualmente establezca la Junta Directiva.
(d) Acatar las disposiciones que para las citas de negociación, éste reglamento establezca.
(e) Cumplir con los criterios que la Junta Directiva de ACOPROT señale para el evento
(f) Suscribir declaración jurada que la asociación haya establecido para su efecto.
ARTICULO 8
De las Reservas:
(a) La venta de los espacios se podrá hacer de acuerdo al número de propiedades que tenga la empresa (por ejemplo; una cadena hotelera o una empresa con diversos servicios), sin embargo esto será valorado y determinado por el Comité de Expotur.
(b) No se reservará espacios por antigüedad de uso, sin excepción alguna.
(c) Para recibir las solicitudes de reserva, Acoprot deberá recibir el Formulario de Registro, debidamente lleno (en su totalidad) y firmado por la persona responsable del compromiso de pago.
(d) Solamente se tomarán las reservas en el sistema de "First come, first serve" cuando se reciba el pago correspondiente o bien se haya acogido al sistema de financiamiento y se cumpla con los pagos. De darse incumplimientos en los pagos, se perderá la reserva.
(f) Estas medidas serán aplicadas a partir de Expotur 2008.
ARTICULO 9
De las Áreas:
Se establecerán dos áreas claramente definidas para la venta de stands que serán;
• area de negociacion
• área de exhibición
ARTICULO 10
De los Negociadores:
En el área de negociacion solamente se permitirá la participacion de empresas turisticas con producto turistico definido y que harán negociaciones por medio de citas. Tales empresas serán:
a. empresas de hospedaje
b. operadores turísticos
c. aerolíneas y empresas de transporte aéreo
d. auto rentistas
e . transporte terrestre
f. organismos oficiales de turismo
d. empresas de atracciones turísticas (*)
(*) Las atracciones turisticas serán valoradas por el Comité de Expotur a fin de que sea valorada y determinada su participación en el área de negociación
ARTICULO 11
De los Expositores:
Definición
Serán todos los delegados debidamente registrados de las empresas afines a la actividad turística, fuera de las enunciadas en el artículo anterior que son participantes registrados conforme a la categorización que anualmente establezca la Junta Directiva de la Asociación. Igualmente , aquellas empresas que estando en la categoría anterior, deseen participar solamente en la categoría de Expositores. En esta categoría se encuentran las cámaras, asociaciones, fundaciones, empresas financieras, todos los medios de comunicación, etc. Esta categoría no participará en el proceso de negociación a través de citas, su función será de promoción y divulgación.
ARTICULO 12
Requisitos de participación
• Representar empresas legalmente constituidas al amparo de la legislación de cada país.
• Llenar el formulario de registro.
• Pagar la cuota de inscripción que anualmente establezca la Junta Directiva.
• Cumplir con los criterios que la Junta Directiva de ACOPROT señale para el evento.
ARTICULO 13
De los Invitados Especiales
Definición
Serán aquellos que por acuerdo de los Organizadores y por su relación con la Asociación estén autorizados a visitar el recinto ferial durante los horarios establecidos. Estos delegados no podrán realizar negociaciones con los participantes ni aprovechar la actividad para promocionar actividades personales. Los invitados deberán portar en todo momento su gafete de identificación durante su permanencia en el recinto ferial.
ARTICULO 14
De los Asociados
Los asociados que porten su carné respectivo estarán autorizados a ingresar al recinto ferial los días del evento, de acuerdo a lo que disponga la Junta Directiva. Estos delegados no podrán realizar negociaciones con los participantes ni aprovechar la actividad para promocionar actividades personales.
ARTICULO 15
De los Medios de Comunicación
Definición
Se tendrán como Medios de Comunicación las siguientes categorías:
a. Medios Nacionales de Comunicación: Son los comunicadores acreditados por las empresas nacionales de radio, televisión, prensa escrita, Internet y cualquier otro medio de comunicación masiva. Para efecto de registro la administración de EXPOTUR les entregará contra la presentación de una credencial, un gafete transferible con el nombre del medio de comunicación que representa.
b. Prensa Nacional Especializada: Son los comunicadores que representan publicaciones especializadas en el campo del Turismo, quienes serán acreditados con su nombre y el del medio de comunicación que representa. Su gafete será personal e intransferible
c. Prensa Internacional: Comunicadores invitados por ACOPROT, quienes serán acreditados con el nombre del periodista y del medio de comunicación que representa.
ARTICULO 16
Es terminantemente prohibida la venta de bienes y servicios de medios de comunicación a excepción del expositor, quien podrá únicamente realizar la venta en su stand respectivo.
ARTICULO 17
De la política de admisión, inscripción, pago y reembolso a los solicitantes
a) De la admisión
EXPOTUR se reserva el derecho de pedir a los participantes los documentos que los acrediten en las categorías en que pretendan participar.
EXPOTUR no admitirá y/o excluirá aquellas empresas que violaran cualesquiera de las disposiciones legales o reglamentarias, referentes a la preservación del medio ambiente, la protección de los recursos naturales, el modo de vivir de los costarricenses o cualesquiera otros valores relevantes de la imagen turística del país.
b) Políticas de inscripción y pago
El Costo de la inscripción será establecido anualmente por, la Junta Directiva de ACOPROT y se cancelará en las oficinas de EXPOTUR o por medio de un depósito en la cuenta bancaria de ACOPROT, durante las fechas y plazos que se establezca. Transcurridos dichos plazos se incrementará por las disposiciones de la Junta Directiva.
El pago se deberá realizar con la presentación de la solicitud de participación y el formulario de registro. Dicho trámite deberá recibirse a más tardar 2 meses antes de la realización del evento. Solamente en casos especiales autorizados por ACOPROT, y casos que por motivo de cancelación del puesto de exhibición por parte de un vendedor obligue a la reventa del mismo, podrá realizarse el trámite.
Toda solicitud de participación deberá ser aprobada por la Junta Directiva de ACOPROT. Aunque haya hecho entrega de su formulario de inscripción y haya hecho el pago de su cuota respectiva. Para ello el solicitante acepta que su establecimiento o servicio ofrecido pueda ser inspeccionado por un delegado de la Asociación Costarricense de Profesionales en Turismo. Si la solicitud fuere denegada, el acuerdo se hará del conocimiento del solicitante, sin que para ello la Junta Directiva deba razonar su decisión.
c) Cancelación de participación y política de reembolso
Todo solicitante que no reciba la aprobación de participaciónde la Junta Directiva tendrá derecho a reembolso del 100% de la cuota. Las cancelaciones voluntarias de los participantes, recibidas hasta 120 días antes de la fecha de inauguración, tendrán un reembolso del 25%. Luego de esa fecha no se reembolsará dinero alguno, salvo casos especiales debidamente justificados ante la Asociación Costarricense de Profesionales en Turismo.
ARTICULO 18:
De los Gafetes para los participantes
(a) El uso del gafete de identificación es obligatorio para los vendedores, compradores, expositores, invitados especiales y comunicadores durante los días de la actividad, dándole derecho a ingresar a las áreas de negociación, seminarios, exhibiciones y eventos sociales (según categoría), en caso de extravío de éste, el interesado deberá asumir el costo de reposición.
(b) El gafete de identificación no es transferible, a excepción de lo indicado en el artículo 9. Solo podrá hacer uso del mismo, aquella persona a la que fue asignado por Expotur. Cualquier excepción a esta regulación deberá ser autorizada por la Junta Directiva de ACOPROT.
(c) Participación de un tercer delegado, previa solicitud y aprobación y siempre que se haya realizado el pago de la tarifa establecida por la Junta Directiva , para éste efecto.
